Conditions d'utilisation

Dernière mise à jour : 27 avril 2026

Les présentes conditions régissent l'accès et l'utilisation du service MediFlowAI Rendez-Vous (le « Service ») par toute clinique, pharmacie ou autre établissement de santé (le « Client ») et par les personnes que le Client autorise à accéder au Service en son nom (les « Utilisateurs »). En créant un compte, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté ces conditions.

1. Description du Service

Le Service est une application web multi-locataire (multi-tenant) qui permet :

la prise et la gestion de rendez-vous, listes d'attente et annulations ;
l'envoi de rappels par SMS et courriel ;
la gestion de patients, praticiens, services et sections ;
la facturation, les paiements en ligne et au comptoir (Stripe Terminal) ;
la production de formulaires d'admission ;
la production de rapports statistiques.

2. Compte et accès

Le Client est responsable :

de l'exactitude des renseignements fournis lors de l'inscription ;
de la confidentialité des identifiants de connexion et du second facteur (TOTP) ;
des actions effectuées par les Utilisateurs autorisés sous son compte ;
de la révocation des accès des Utilisateurs qui quittent l'organisation.

L'authentification à deux facteurs (2FA) est obligatoire pour les comptes propriétaires. Toute compromission présumée doit être signalée sans délai à support@mediflowai.ca.

3. Période d'essai et abonnement

Le Service est offert avec une période d'essai gratuite de 14 jours. À l'issue de cette période, l'accès au tableau de bord nécessite un abonnement actif. Les frais, modalités et fréquence de facturation sont affichés au moment de la souscription. L'abonnement se renouvelle automatiquement à moins d'être annulé avant la fin de la période en cours.

Les paiements sont traités par Stripe. Les taxes applicables (TPS / TVQ pour le Québec) sont ajoutées au prix indiqué.

4. Données du Client

Le Client reste propriétaire de l'ensemble des données qu'il saisit ou téléverse dans le Service (« Données Client»), y compris les renseignements personnels de ses patients. MediFlowAI n'utilise ces données que dans la mesure nécessaire à la fourniture du Service, conformément à la politique de confidentialité.

Le Client garantit qu'il a obtenu toutes les autorisations nécessaires (notamment le consentement des patients pour les communications par SMS) pour soumettre les Données Client au Service.

5. Engagements du Client

Le Client s'engage à :

n'utiliser le Service que dans le cadre de son activité professionnelle légitime ;
ne pas tenter de contourner les contrôles de sécurité, de limites de débit ou d'isolation entre locataires ;
ne pas utiliser le Service pour envoyer des messages non sollicités, frauduleux ou contraires à la loi ;
respecter les obligations de l'ordre professionnel applicable (OPQ, OIIQ, CMQ, etc.) au regard des dossiers patients ;
déclarer sans délai tout incident de sécurité ou faille présumée.

6. Disponibilité et maintenance

Nous nous efforçons de maintenir un haut niveau de disponibilité, sans toutefois garantir un fonctionnement ininterrompu ou exempt d'erreur. Des interruptions peuvent survenir pour maintenance planifiée, mises à jour de sécurité ou en raison de défaillances de nos sous-traitants (hébergeur, fournisseurs de SMS / courriels, processeur de paiements). Les interruptions planifiées sont annoncées à l'avance lorsque cela est possible.

7. Propriété intellectuelle

Le Service, son code source, ses interfaces, ses logos et l'ensemble de la documentation sont la propriété exclusive de MediFlowAI ou de ses concédants. Aucune licence n'est accordée au Client au-delà du droit limité, non exclusif et non transférable d'utiliser le Service pendant la durée de son abonnement.

Le Client conserve l'intégralité des droits sur les Données Client, ses logos et son nom commercial. Le Client autorise MediFlowAI à afficher son nom commercial dans les courriels et SMS envoyés depuis le Service à ses propres patients.

8. Limitation de responsabilité

Dans toute la mesure permise par la loi applicable, MediFlowAI n'est pas responsable des dommages indirects, immatériels, perte de données, perte de profits, perte de clientèle ou perte de chance, même si la possibilité de tels dommages a été signalée. La responsabilité totale cumulée de MediFlowAI à l'égard du Client, toutes causes confondues, est limitée aux sommes effectivement payées par le Client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur.

Le Service ne se substitue pas au jugement clinique ni aux obligations professionnelles du Client. La planification des soins et les décisions thérapeutiques relèvent exclusivement des praticiens autorisés.

9. Indemnisation

Le Client tient MediFlowAI indemne de toute réclamation de patients, employés ou tiers découlant : (a) d'un usage du Service non conforme aux présentes ; (b) de renseignements inexacts saisis dans le Service ; (c) du non-respect par le Client de ses obligations en matière de protection des renseignements personnels.

10. Résiliation

Le Client peut résilier son abonnement à tout moment depuis le tableau de bord. La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours ; aucun remboursement au prorata n'est dû.

MediFlowAI peut suspendre ou résilier l'accès au Service sans préavis en cas d'impayé, de violation grave des présentes conditions, d'activité frauduleuse ou d'atteinte à la sécurité de l'infrastructure.

Après résiliation, le Client dispose d'une période de 30 jours pour exporter ses données. Au-delà, les Données Client sont supprimées ou anonymisées selon les délais de conservation indiqués dans la politique de confidentialité, sous réserve des obligations légales (factures, journaux fiscaux et d'audit).

11. Sous-traitants

Le Client autorise MediFlowAI à recourir aux sous-traitants listés dans la politique de confidentialité. Toute modification importante de cette liste est notifiée au Client par courriel.

12. Modifications des conditions

Nous pouvons modifier les présentes conditions pour tenir compte d'évolutions légales ou de l'évolution du Service. Les modifications substantielles sont notifiées par courriel au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation du Service après cette date vaut acceptation.

13. Loi applicable et juridiction

Les présentes conditions sont régies par les lois du Québec et les lois fédérales canadiennes qui y sont applicables. Tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux du district judiciaire de Québec, sous réserve des règles de procédure impératives.

14. Contact

Pour toute question relative aux présentes conditions : support@mediflowai.ca.